Politique de confidentialité

Symphonee est responsable du traitement des données personnelles que nous collectons directement pour le site, l'administration des comptes, la facturation, la sécurité, le support et le marketing. Lorsqu'un client charge ou crée des données d'espace de travail, par exemple candidats, contacts, clients, postes, messages, notes, CV, transcriptions ou données similaires, y compris les candidatures reçues pour ses postes via Symphonee Jobs, Symphonee les traite comme sous-traitant du client et suit ses instructions licites. Pour les candidatures aux postes de Symphonee elle-même, Symphonee est responsable du traitement. Apply by Symphonee AI conserve vos informations sur votre ordinateur et ne les envoie pas à Symphonee ; Symphonee est responsable du traitement des e-mails que vous adressez au support au sujet d'Apply.

Cette politique couvre symphonee.ai, le site public, l'espace de travail applicatif, Symphonee Jobs sur jobs.symphonee.ai, l'extension navigateur Harmony by Symphonee AI, l'extension Chrome Apply by Symphonee AI et son tableau de bord sur apply.symphonee.ai, les routes API, les échanges support, les intégrations e-mail et calendrier, la facturation et les journaux opérationnels. La section suivante décrit Apply en détail. Cette politique ne couvre pas les sites ou services tiers que vous ouvrez depuis Symphonee ou Apply, comme les sites d'emploi, les systèmes de candidature des employeurs et le fournisseur d'IA que vous choisissez dans Apply, ni les pratiques de confidentialité des clients qui décident quelles données placer dans leurs espaces de travail.

Apply by Symphonee AI (« Apply ») est une extension Chrome destinée aux personnes en recherche d'emploi. Elle fonctionne sans compte et conserve vos informations dans Chrome sur votre ordinateur, où Symphonee ne peut pas les voir : votre parcours (vos noms, coordonnées, expériences, formation, compétences et les autres informations que vous ajoutez), vos profils de candidature, les CV que vous importez ainsi que les CV et lettres de motivation qu'Apply prépare, les offres d'emploi qu'elle lit, une copie exacte de chaque candidature que vous envoyez avec son statut et vos notes, vos réglages et les clés API de fournisseurs d'IA que vous ajoutez. Ces informations proviennent de ce que vous saisissez, des CV que vous importez, ainsi que des offres d'emploi et des formulaires de candidature des pages où vous utilisez Apply.

Apply lit une page lorsque vous l'y utilisez : quand vous cliquez sur son bouton dans la barre d'outils, choisissez l'un de ses éléments du menu contextuel ou appuyez sur son raccourci de remplissage, ainsi que sur les sites d'emploi et sites carrières que vous avez autorisés. Elle demande à Chrome l'accès à chaque site lorsque vous activez une fonctionnalité, jamais à l'installation, et elle n'apparaît sur les pages LinkedIn et Indeed et n'y remplit de formulaires qu'après que vous l'avez activée pour ce site. Elle lit l'offre d'emploi et le formulaire de candidature de la page. Sur un formulaire qu'elle a rempli, elle note votre propre clic sur le bouton d'envoi du formulaire et relit les valeurs du formulaire à cet instant, afin de conserver une copie de ce que vous avez envoyé. Elle ne lit ni vos autres onglets, ni votre historique de navigation, ni vos cookies, ni vos mots de passe enregistrés, n'enregistre ni frappes au clavier, ni mouvements de souris, ni défilement, et ne remplit jamais les champs de connexion ou de mot de passe.

Si vous choisissez de les enregistrer, Apply conserve scellées sur votre ordinateur, comme vos clés API, les réponses relatives à l'égalité des chances et à l'auto-identification (par exemple genre, origine ethnique, statut d'ancien combattant, handicap et orientation sexuelle) et les autres réponses qu'elle traite comme sensibles (date de naissance, casier judiciaire, habilitation de sécurité, citoyenneté ou résidence permanente). Les réponses sensibles ne sont jamais envoyées à un fournisseur d'IA ni à Symphonee, et elles sont exclues des exports sauf si vous choisissez de les inclure. Une réponse autre que « Decline to answer » est insérée dans un formulaire de candidature après que vous l'avez confirmée pour cette candidature.

Vos informations quittent votre ordinateur lorsque vous les envoyez. Apply remplit les formulaires de candidature avec le profil que vous choisissez, et l'employeur ainsi que son système de candidature reçoivent ces informations lorsque vous envoyez vous-même le formulaire, selon leurs propres politiques de confidentialité. Apply n'envoie jamais un formulaire à votre place, et certains sites enregistrent le contenu d'un formulaire pendant qu'il est rempli.

L'IA est facultative. L'IA intégrée de Chrome fonctionne sur votre ordinateur, et avec votre propre assistant de chat, vous copiez la demande d'Apply et la collez vous-même, si bien qu'Apply n'envoie rien dans ces deux cas. Avec votre propre clé API OpenAI, Anthropic ou Google Gemini, Apply envoie une demande directement de votre ordinateur à ce fournisseur lorsque vous la lancez, et avant la première demande à un fournisseur, elle vous montre ce qu'elle envoie et vous demande votre accord. Pour adapter un CV ou rédiger une lettre de motivation ou une réponse, une demande contient l'intitulé, l'entreprise et la description du poste, les éléments de votre parcours que le profil choisi inclut, le nom du profil, le mode de travail préféré, les postes visés et les consignes d'adaptation et, pour une réponse, la question du formulaire. Vos coordonnées, votre nom légal, vos pronoms, vos réponses enregistrées et vos réponses sensibles en sont exclus, et l'autorisation de travail ou la rémunération souhaitée sont incluses lorsque vous les ajoutez à cette demande. Pour lire un CV que vous importez, une demande contient le texte du CV, qui peut inclure votre nom et vos coordonnées, après qu'Apply a supprimé des lignes comme la date de naissance, la nationalité, le visa, le permis de travail et le salaire. Le fournisseur traite vos demandes dans le cadre de votre propre accord avec lui. Si une clé Gemini relève de l'offre gratuite de Google, Google peut utiliser ce que vous envoyez pour améliorer ses produits, et Apply vous le signale lorsque vous ajoutez la clé.

Le tableau de bord sur apply.symphonee.ai est une page de votre navigateur qui affiche et modifie ce qu'Apply conserve en communiquant avec l'extension via Chrome. En dehors du chargement de ses propres fichiers, elle n'établit aucune connexion réseau, de sorte que ce qu'elle affiche reste dans votre navigateur, et elle ne reçoit jamais vos réponses sensibles ni vos clés API. Apply ne contient ni publicité, ni outil d'analyse, ni télémétrie, ni rapport de plantage. Les comptes Symphonee et Apply Pro ne sont pas encore disponibles : Apply n'envoie rien à Symphonee et n'adresse aucune demande à un prestataire de paiement. S'ils ouvrent, nous mettrons d'abord à jour cette politique, et Apply indiquera ce que chaque fonctionnalité envoie et vous demandera votre accord avant d'envoyer quoi que ce soit.

Lorsque vous écrivez au support depuis Apply, nous recevons votre adresse e-mail et votre message. Le brouillon qu'ouvre le bouton d'aide d'Apply contient la version d'Apply et des informations sur votre navigateur, que vous pouvez supprimer avant l'envoi.

Nous collectons des données de compte comme le nom, l'e-mail professionnel, le rôle, l'organisation, les identifiants de connexion, les paramètres d'espace de travail, la langue et les messages de support. Les clients peuvent ajouter des données de recrutement comme profils candidats et contacts, expériences, compétences, notes, étapes de pipeline, communications, CV, transcriptions, comptes clients, postes, feedback, données de facturation et demandes de consentement ou de suppression. Nous collectons aussi des données opérationnelles comme adresse IP, appareil et navigateur, événements de journalisation, usage produit, événements de sécurité, métadonnées de paiement et métadonnées e-mail ou calendrier nécessaires aux fonctionnalités connectées. Apply by Symphonee AI conserve sur votre ordinateur les informations décrites dans la section précédente ; Symphonee ne les collecte pas, à l'exception des e-mails que vous adressez au support.

Les données peuvent provenir de vous, de vos collègues, d'administrateurs d'espace de travail, de candidats ou clients qui utilisent des liens partagés ou formulaires self-service, de personnes qui postulent via Symphonee Jobs et des personnes que des membres d'un espace de travail recommandent pour ces postes, de comptes Google et Microsoft connectés, du fournisseur d'authentification unique d'une organisation, de l'extension navigateur Harmony by Symphonee AI, de fichiers importés, de sources professionnelles publiques et de fournisseurs d'enrichissement autorisés par le client. Les données de paiement sont traitées par Stripe ; nous recevons uniquement les informations de transaction et d'abonnement nécessaires à la facturation.

Harmony by Symphonee AI, notre extension navigateur pour recruteurs, fonctionne avec l'espace de travail Symphonee de l'utilisateur connecté et n'envoie de données à aucun autre service. Lorsqu'un utilisateur est connecté, elle compare à son espace de travail les pages de profil, d'entreprise et d'offre LinkedIn qu'il ouvre ainsi que la personne d'une conversation LinkedIn ouverte, ajoute les profils, entreprises et offres LinkedIn consultés à ses éléments récents, et utilise l'adresse d'un appel Google Meet, Microsoft Teams ou Zoom qu'il ouvre pour en charger le brief. Elle transmet les profils, entreprises et offres, y compris les coordonnées que LinkedIn affiche sur un profil, lorsque l'utilisateur les importe ou les actualise, ainsi que les instructions qu'il rédige pour préparer une prospection. Pendant un appel, après que l'utilisateur a confirmé que tous les participants ont donné leur accord, elle lit les sous-titres visibles avec le nom des intervenants et enregistre la transcription dans l'espace de travail lorsqu'il l'arrête ; elle n'enregistre pas l'audio. Elle conserve dans le navigateur la session de l'utilisateur et toute transcription de sous-titres pas encore enregistrée.

Nous utilisons les données personnelles pour fournir et sécuriser le service, authentifier les utilisateurs, maintenir les espaces de travail, exécuter les workflows de recrutement, traiter les imports et CV, envoyer des notifications, prendre en charge les intégrations e-mail et calendrier, préparer des suggestions assistées par IA dans le propre espace du client, traiter les paiements, fournir le support, prévenir les abus, analyser la fiabilité, appliquer nos conditions et respecter nos obligations légales, fiscales, comptables et de sécurité. Apply by Symphonee AI utilise les informations qu'elle conserve sur votre ordinateur pour fournir ses fonctionnalités, par exemple remplir des formulaires de candidature, préparer des CV, lettres de motivation et réponses, et tenir l'historique de vos candidatures, et nous utilisons les e-mails que vous adressez au support pour y répondre.

Pour les données dont Symphonee est responsable du traitement, nous nous appuyons sur l'exécution du contrat, nos intérêts légitimes à exploiter et sécuriser un produit SaaS professionnel, le respect d'obligations légales et le consentement lorsqu'il est requis, par exemple pour du marketing optionnel ou certains cookies. Pour les données d'espace de travail contrôlées par le client, le client détermine la base juridique de la collecte et de l'utilisation, et Symphonee traite les données comme sous-traitant selon ses instructions.

Symphonee utilise l'IA pour aider les recruteurs à résumer des dossiers, classifier des mises à jour, rédiger de l'outreach, évaluer l'adéquation à un rôle, y compris pour les candidatures reçues via Symphonee Jobs, et proposer les prochaines actions. Les demandes IA de production passent par une infrastructure d'inférence validée sans conservation : les prompts et sorties ne sont pas stockés par le fournisseur et ne servent jamais à entraîner des modèles partagés. Symphonee n'utilise pas les données d'espace de travail contrôlées par le client pour entraîner des modèles externes partagés. Les sorties IA sont une assistance ; les clients restent responsables de la revue humaine, des décisions de recrutement, de l'outreach et de la conformité légale.

Apply by Symphonee AI n'utilise aucune IA de Symphonee. Vous choisissez si vous utilisez l'IA : l'IA intégrée de Chrome sur votre ordinateur, une demande que vous copiez dans votre propre assistant de chat, ou votre propre clé API OpenAI, Anthropic ou Google Gemini, auquel cas Apply envoie la demande directement de votre ordinateur à ce fournisseur, dans le cadre de votre accord avec lui. Les réponses relatives à l'égalité des chances et les autres réponses sensibles ne sont jamais envoyées à un fournisseur d'IA. Ce qu'Apply rédige avec l'IA est une proposition que vous relisez, et vous envoyez vous-même chaque candidature.

Nous partageons les données personnelles uniquement lorsque c'est nécessaire pour exploiter Symphonee : avec des prestataires et sous-traitants, avec les intégrations activées par le client, avec les utilisateurs de l'espace selon leurs permissions, avec des conseillers, auditeurs ou autorités lorsque la loi l'exige, et dans le cadre d'une fusion, acquisition, levée de fonds ou cession d'actifs si des protections appropriées sont en place. Nous ne vendons pas de données personnelles et n'utilisons pas les données d'espace de travail client pour de la publicité comportementale intercontextuelle.

Apply by Symphonee AI ne partage rien avec Symphonee. Vos informations quittent votre ordinateur lorsque vous envoyez un formulaire de candidature à un employeur ou lancez une demande auprès du fournisseur d'IA que vous avez choisi, et chacun les traite selon ses propres conditions avec vous.

Nos extensions Chrome, Harmony by Symphonee AI et Apply by Symphonee AI, utilisent les informations qu'elles traitent pour fournir et améliorer les fonctionnalités décrites dans cette politique. L'utilisation des informations reçues par Harmony et Apply respecte la Chrome Web Store User Data Policy, y compris ses exigences d'utilisation limitée (Limited Use). Nous ne vendons pas ces informations, ne les utilisons ni ne les transférons pour de la publicité personnalisée, ne les transférons pas à des plateformes publicitaires, courtiers en données ou autres revendeurs d'informations, et ne les utilisons pas pour évaluer la solvabilité ou à des fins de prêt. Nous ne les transférons que dans la mesure nécessaire pour fournir ou améliorer ces fonctionnalités, respecter la loi applicable, protéger contre les logiciels malveillants, le spam, l'hameçonnage ou d'autres fraudes ou abus, ou dans le cadre d'une fusion, acquisition ou cession d'actifs avec votre consentement préalable. Nos équipes ne les lisent pas, sauf si vous l'autorisez explicitement pour des données précises, si c'est nécessaire à des fins de sécurité comme l'enquête sur un abus, si la loi l'exige, ou si elles sont agrégées et anonymisées pour des opérations internes.

Les sous-traitants actuels incluent DigitalOcean pour l'hébergement cloud dans l'UE à Francfort, MongoDB managé, Valkey managé et l'inférence IA serverless sous conditions de non-conservation et de non-entraînement ; Cloudflare pour le DNS faisant autorité, le proxy du trafic, TLS et la sécurité en périphérie, ainsi que pour la diffusion des pages d'apply.symphonee.ai ; Resend pour l'envoi d'e-mails aux États-Unis ; Coresignal pour l'enrichissement de données talents autorisé par le client en Lituanie ; FullEnrich pour l'enrichissement de contacts autorisé par le client en France ; Stripe pour les paiements aux États-Unis ; Clerk pour l'authentification unique d'entreprise et la synchronisation d'annuaire aux États-Unis, pour les organisations qui les activent ; Simple Analytics pour des statistiques de visite sans cookies sur symphonee.ai aux Pays-Bas ; et Google et Microsoft pour la connexion avec un compte Google ou Microsoft et pour les fonctionnalités e-mail et calendrier qu'un utilisateur connecte depuis ce compte. L'application affiche aussi des logos d'entreprise de logo.dev et Clearbit ainsi que des cartes et recherches de lieux d'OpenStreetMap, qui reçoivent des domaines d'entreprise ou des noms de lieux, et l'adresse IP du navigateur qui les charge. Nous tenons une cartographie des données et un registre des sous-traitants et informons les clients avant les changements importants lorsque cela est requis.

En dehors de Cloudflare, qui diffuse les pages du tableau de bord sur apply.symphonee.ai, Apply by Symphonee AI n'a recours à aucun sous-traitant. Les employeurs et sites d'emploi auxquels vous envoyez des candidatures, ainsi que le fournisseur d'IA que vous choisissez, reçoivent des informations selon leurs propres conditions avec vous.

Symphonee est basée au Luxembourg et les services principaux de calcul et de stockage de l'espace de travail sont hébergés dans la région de Francfort, en Allemagne, de DigitalOcean. Cloudflare gère le DNS faisant autorité et relaie le trafic public de l'application en périphérie. Certains fournisseurs, notamment le service d'inférence serverless décrit séparément, peuvent traiter des données aux États-Unis ou dans d'autres pays listés dans la section Sous-traitants ; lorsque c'est requis, nous nous appuyons sur des accords de traitement de données, des clauses contractuelles types, des décisions d'adéquation et les engagements de sécurité des fournisseurs. Apply by Symphonee AI ne transfère pas vos informations à Symphonee ; si vous utilisez votre propre fournisseur d'IA, il peut traiter vos demandes aux États-Unis ou ailleurs selon ses conditions avec vous.

Nous conservons les données d'espace de travail client tant que l'espace est actif. Lorsqu'un abonnement prend fin, le propriétaire de l'espace peut le réactiver ou exporter les données de l'espace pendant 30 jours, ou pendant une autre durée convenue avec le client, et nous lui envoyons un e-mail au moins sept jours avant la suppression. Ensuite, les données de l'espace sont supprimées des systèmes de production, sauf durée plus longue requise par la loi ou convenue avec le client, et les sauvegardes expirent selon un cycle continu. Les journaux de sécurité, dossiers de facturation, pistes d'audit et métriques agrégées non identifiantes peuvent être conservés plus longtemps pour la sécurité, la comptabilité, la résolution de litiges ou la conformité légale.

Apply by Symphonee AI conserve ses informations sur votre ordinateur jusqu'à ce que vous les modifiiez ou les supprimiez, utilisiez « Delete everything » dans les réglages d'Apply ou retiriez Apply de Chrome, et elle ne supprime jamais vos informations pour respecter une limite de stockage. Nous n'en détenons aucune copie et ne pouvons donc pas restaurer ce que vous supprimez. Ce que vous envoyez à un fournisseur d'IA est conservé selon les conditions de ce fournisseur.

Selon votre lieu de résidence, notamment dans l'UE et au Royaume-Uni, vous pouvez demander l'accès, la rectification, la suppression, la limitation, la portabilité, l'opposition à certains traitements ou le retrait de votre consentement. Les utilisateurs d'espace de travail peuvent modifier de nombreuses informations de compte directement. Les candidats et contacts peuvent écrire à [email protected]. Si vos données ont été ajoutées par un client Symphonee, nous pouvons devoir transmettre la demande à ce client, car il contrôle les données d'espace de travail. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de la Commission nationale pour la protection des données (CNPD) au Luxembourg, ou auprès de votre autorité locale de protection des données.

Si vous utilisez Apply by Symphonee AI, vous pouvez à tout moment consulter, corriger, exporter et supprimer vous-même vos informations dans Apply, avec « Export everything » et « Delete everything » sous Settings, Data and privacy. Comme nous n'en détenons aucune copie, nous ne pouvons pas le faire pour vous. Pour les informations que nous détenons à votre sujet, comme vos e-mails au support, écrivez à [email protected].

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à un espace de travail de recrutement, notamment accès basés sur les rôles, cloisonnement par organisation, chiffrement en transit et au repos lorsque notre infrastructure le permet, contrôles de session, pistes d'audit, accès production restreint, validation aux frontières système et sous-traitants surveillés. Aucun service en ligne ne peut être garanti parfaitement sécurisé ; les clients doivent utiliser des mots de passe robustes, gérer les sièges avec soin et nous notifier rapidement toute suspicion d'accès non autorisé. Apply by Symphonee AI scelle les réponses sensibles et les clés API avec un chiffrement AES-256-GCM sous une clé créée sur votre ordinateur et qui ne le quitte jamais, envoie ses demandes par des connexions chiffrées et ne charge aucun code depuis Internet. Le chiffrement dans le navigateur ne protège pas contre une personne qui peut utiliser votre ordinateur et votre profil Chrome ; verrouillez donc votre ordinateur et conservez vos exports en lieu sûr.

Nous utilisons des cookies nécessaires et technologies similaires pour exploiter le site et l'application, mémoriser des réglages, authentifier les sessions, mesurer la fiabilité et prévenir les abus. Cloudflare peut déposer un cookie de sécurité de courte durée sur nos sites. Sur symphonee.ai, un cookie de langue est déposé lorsque vous choisissez une langue, et Simple Analytics compte les visites sans cookies et sans conserver d'adresses IP. L'application utilise des cookies de session et de connexion, et Stripe dépose ses propres cookies lorsque son formulaire de paiement s'affiche. Symphonee Jobs ne dépose aucun cookie propre, et Apply by Symphonee AI ne contient ni publicité, ni outil d'analyse, ni télémétrie, ni rapport de plantage. Nous pouvons utiliser des outils optionnels d'analyse ou de marketing uniquement lorsque la loi et les paramètres de consentement applicables le permettent. Vous pouvez contrôler les cookies depuis votre navigateur et les contrôles de consentement que nous fournissons.

Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité pour refléter des changements produit, juridiques ou opérationnels. Dans ce cas, nous mettons à jour la date ci-dessus et, lorsqu'un changement est important, nous fournissons une notification supplémentaire via le site, l'application, l'e-mail ou un autre canal raisonnable. Si un changement modifie ce qu'Apply by Symphonee AI envoie ou qui le reçoit, Apply vous montre la nouvelle information et vous demande à nouveau votre accord avant d'envoyer quoi que ce soit dans le cadre de ce changement.

Écrivez à [email protected] pour les demandes de confidentialité, les questions de sécurité liées aux données personnelles ou les informations relatives aux sous-traitants. Pour obtenir de l'aide sur Apply by Symphonee AI, écrivez à [email protected].